LIBROS DE CONTABILIDAD

LIBROS DE CONTABILIDAD

Las empresas realizan múltiples transacciones diariamente de acuerdo a su actividad económica; por ejemplo las empresas comerciales compran y venden mercaderías, realizan cobros, pagos, compran bienes y servicios diferentes al giro principal del negocio, tales como maquinarias, equipos, útiles de oficinas, etc.  Estas empresas podrían preparar un balance general después de cada transacción, salvo que, desde un punto de vista práctico, sería improcedente y muy costoso para la empresa, especialmente si ésta efectúa  un número considerable de transacciones.

Un procedimiento más eficaz  consiste en registrar en los libros de contabilidad las transacciones, clasificarlas de acuerdo con las partidas contables y preparar los estados financieros al final del periodo. Además queda una evidencia de lo ocurrido en las empresas o negocios.  Señalan Finney y Miller , en el Tomo I Curso de Contabilidad,  “que los datos contables son útiles porque satisfacen las necesidades de los hombres de negocios y de aquellos otros que están interesados por las operaciones y por la situación financiera de un negocio”, justamente el Estado es un tercero interesado en los Libros de Contabilidad del Deudor.

De esta forma, los contribuyentes están obligados por leyes específicas a llevar y mantener Libros y Registros Contables en forma suficientemente clara y detallada, que permita demostrar en forma fehaciente la información y datos consignados en sus declaraciones juradas.

DEFINICIÓN

Son aquellos documentos con características apropiadas en donde se asientan o registran las diversas operaciones efectuadas por la empresa, expresándose en valor monetario.

Pueden ser cuadernos, registros, conjunto de hojas, tarjetas, fichas, etc. Las anotaciones en los libros han de reunir ciertos requisitos de forma y de fondo, para que de esta manera puedan brindar a la empresa información oportuna necesaria, con veracidad y exactitud.

IMPORTANCIA

Legal.- Permite la adecuación de las disposiciones tanto del código de comercio, como las leyes vigentes, sirviendo de valor probatorio ante los tribunales.

Económico.- Arroja, al término de un periodo económico, el resultado de la gestión desplegada, permitiéndonos concluir si a sido positiva o negativa nuestra actividad proyectándonos  sobre el futuro con nuevas perspectivas

Administrativo.- Nos permite conocer en un momento dado la información necesaria para tomar medidas funcionales de control.

CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

1. LIBROS PRINCIPALES

Son aquellos que, por su naturaleza comercial para el registro de las operaciones contables y que, debido a este criterio, muchos de ellos son clasificados por ley como obligatorios y son:

Inventarios y Balances

Diario

Mayor

Más adelante estaremos ampliando la definición de estos libros.

2. LIBROS Y REGISTROS AUXILIARES OBLIGATORIOS

mo su nombre lo indica, estos  libros auxilian a los principales para la centralización de los registros contables y son obligatorios por leyes tributarias y laborales, son los siguientes:

• Registro de Compras
• Registro de Ventas
• Caja y Bancos
• Planilla de Pago
• Registro de Activos Fijos
• Libro de Retenciones
• Registro Valorizado de Inventarios Permanentes en Unidades Físicas (KARDEX)
• Registro del Régimen de Retenciones
• Registro del Régimen de Percepciones, etc.

3. LIBROS AUXILIARES VOLUNTARIOS

Son libros que apoyan  a los libros principales empleados de acuerdo a las necesidades específicas de  cada empresa. El código de comercio en su artículo 34º  faculta a los comerciantes a llevar los libros que estimen convenientes. Entre ellos podemos mencionar  a los siguientes:

• Caja Chica
• Auxiliar de Clientes –Facturas por Cobrar
• Auxiliar de Proveedores –Facturas por Pagar
• Almacén –Inventario y Contabilidad de Costos
• Registro de Letras, etc.

4. LIBROS SOCIETARIOS Y ASOCIATIVOS

Libro de Actas
Libro de Matrícula de Acciones.

5. LIBROS LABORALES OBLIGATORIOS

Libro de Planillas de Pago


LIBROS CONTABLES QUE DEBE LLEVAR EL CONTRIBUYENTE

Como se ha visto anteriormente en el tema Regímenes Tributarios, los contribuyentes al momento de crear su empresa o negocio se pueden acoger al RUS (Régimen Único Simplificado), al RER (Régimen Especial de Renta) y RG (Régimen General).

Los contribuyentes del Nuevo RUS no están obligados a llevar libros contables. No olvidemos que se acogen a este Régimen las personas naturales con negocio (generan rentas de tercera categoría). Voluntaria e internamente con fines de gestión podrían llevar ciertos libros contables.

Los contribuyentes del RER, las mismas que pueden ser personas naturales y jurídicas, sí están obligados a llevar los siguientes libros según el articulo 124ª del TUO de la ley del impuesto a la Renta modificado  por el D:L Nº 1086,vigente desde el 01,10,08 ,están obligados a llevar 2 registros los cuales son:

Registro de Compras

Registro de Ventas

Registro de diario simplificado

Los contribuyentes del RG, Según el artículo del TUO de la Ley del impuesto a la renta,  modificado por el D.L. Nº1086 (vigente desde el 01.10.08) establece que los perceptores de renta de tercera cuyos ingresos brutos anuales no superen las 150 UIT deberán llevar como mínimo 3 libros  pueden ser personas naturales y jurídicas pueden llevar:

Registro de Ventas

Registro de Compras

Libro diario de formato simplificado (con el art.3  de la resolución de Superintendencia Nº239_32008/SUNAT,(31.12.08)se establece un cambio en el formato 5.2Libro Diario de Formato Simplificado, vigente desde el 01.01.09.

Los demás perceptores de renta de tercera categoría estan obligados a llevar contabilidad completa. Estos libros son:

Libro de Inventarios y Balances

Libro de Caja y bancos

Libro Diario

Libro Mayor

Registro de compras

Registro de ventas e ingresos

Asimismo puede llevar si esta obligado de acuerdo a las normas de la Ley:

Libro de Retenciones

Registro de activos fijos.

Registro de Costos.

Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas.

Registro de Inventario Permanente Valorizado.

Libro de Planillas

 Libro de Retenciones, si tiene personal a su cargo, con rentas de cuarta y quinta categoría.

LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

 Libros Contables deben estar legalizados por Notario Público o Juez de Paz Letrado a falta del primero. La Legalización consiste  en una constancia puesta en la primera hoja útil del libro con las indicaciones siguientes:

• Denominación o razón social de la entidad
• Objeto del libro
• Número de folio que consta (foliación simple o doble)
• Fecha y lugar en que se otorga
• Sello y firma del Notario.

OBLIGACIONES GENERALES EN LOS LIBROS CONTABLES

Los comerciantes, además de cumplir y llenar las condiciones y formalidades prescritas, deberán llevar sus libros con claridad, por orden de fechas, sin blancos, raspaduras, ni enmiendas, y sin presentar señales de haber sido alterados  sustituyendo o arrancando los folios o de cualquier otra manera.

Base Legal: Artículo 43º del Código de Comercio.